01 / Méthode
Distinguer les dates du dossier.
Date de fin, période de consommation et date de revue ne servent pas à la même décision. Reprenez les repères utiles depuis le contrat et les règles retenues par l’entreprise.
Nommez le responsable de la préparation et celui qui peut confirmer les conditions. Une alerte adressée à plusieurs personnes sans rôle explicite peut rester sans suite.
02 / Méthode
Contrôler le dossier avant la proposition.
Vérifiez les pièces requises, leurs dates et leur rattachement. Conservez la version reçue même lorsqu’un remplacement est demandé : elle explique l’état du dossier et la relance.
Relisez aussi les unités ou services consommés. Un solde calculé sur des données mal rattachées peut produire une proposition inadéquate. Les valeurs encore à confirmer restent isolées dans la revue.
| À vérifier | Décision attendue | Trace à conserver |
|---|---|---|
| Échéance | Action et responsable identifiés | Calendrier du dossier |
| Pièces | Versions à jour ou manques visibles | Liste attendue |
| Périmètre | Changements explicités | Comparaison des versions |
03 / Méthode
Rendre les changements lisibles.
La proposition suivante doit distinguer conditions reprises, besoins nouveaux et éléments retirés. Une simple copie du document précédent risque de conserver des engagements devenus inadaptés.
Testez un renouvellement à l’identique, une modification de périmètre et un non-renouvellement. Vérifiez que chaque cas conserve sa décision, ses pièces et les actions de clôture ou de continuation.
À vérifier ensemble
0 / 4 points vérifiés
Repères de travail locaux. Rien n’est envoyé ni conservé après fermeture.
04 / Méthode
Garder l’historique après l’accord.
Le nouvel engagement ne remplace pas l’ancien dans la mémoire du dossier. Les consommations, avenants et pièces restent attachés à leur période.
Mesurez les dossiers préparés avec toutes leurs pièces et les retours nécessaires pour obtenir une décision. La revue cherche à éviter les oublis ; elle ne remplace pas l’examen des clauses par les personnes compétentes.
05 / Méthode
Un exemple complet pour préparer votre propre dossier
Exemple fictif : un contrat arrive à échéance, mais le service utilisateur souhaite modifier son périmètre. Le dossier rassemble le texte signé, les avenants et le bilan d’usage. La date de fin, la date de décision interne et l’éventuelle date limite prévue au contrat sont conservées séparément.
Commencez par identifier la version contractuelle applicable. Une alerte calculée à partir d’une ancienne clause peut arriver trop tard ou trop tôt. Le registre doit aussi expliquer ce qui est attendu de l’équipe : préparer une négociation, examiner une prolongation ou faire instruire une fin de relation.
Le modèle est un outil de suivi et de préparation. Il ne fixe aucun délai légal, ne détermine pas la validité d’une clause et ne renouvelle rien automatiquement. Les dates, modalités et pouvoirs d’engagement doivent être vérifiés selon le contrat et le contexte.
| Repère | Source à examiner | Responsable de la suite |
|---|---|---|
| Date d’échéance | Contrat et avenants applicables | Responsable du contrat |
| Préavis ou formalité éventuelle | Clause à faire vérifier | Personne compétente pour l’engagement |
| Besoins à venir | Bilan du service utilisateur | Référent métier |
| Décision retenue | Validation documentée | Signataire ou délégataire autorisé |
À emporter
Checklist de renouvellement
Un support de travail prêt à adapter à votre organisation. Téléchargement libre, sans formulaire.
CHECKLIST DE RENOUVELLEMENT Usage : compléter cette fiche avec le référent métier sur un dossier représentatif. Dossier / référence : Période / version : Responsable : Échéance : Décision : Justificatif : Pièces : Décision : Justificatif : Périmètre : Décision : Justificatif : Points ouverts : Prochaine action et responsable : Critères de réussite : Décision de revue : UTILISATION 1. Remplacer les données de démonstration par le périmètre retenu. 2. Séparer les faits vérifiés des hypothèses. 3. Faire relire la décision par le responsable concerné. 4. Conserver les pièces et la version examinée.Télécharger le modèle texte Télécharger la grille CSV
Grille illustrée à ouvrir dans votre tableur. Remplacez les données fictives par vos propres éléments.
Les questions à se poser.
Faut-il renouveler automatiquement ?
La règle dépend du contrat et du circuit retenu. La méthode prépare les éléments nécessaires à la décision.
Que faire des pièces expirées ?
Conserver leur historique, signaler leur statut et demander la version attendue au responsable désigné.
Méthode proposée par Deltia. Exemples fictifs, à adapter aux données, aux outils et aux règles de votre entreprise.