01 / Méthode
Définir la liste avant de collecter.
Le type de réalisation et les engagements du dossier déterminent les pièces nécessaires. Une notice, un plan et un certificat ne jouent pas le même rôle ; leur présence ne suffit pas si leurs références sont différentes.
Attribuez un responsable à chaque pièce attendue. Une liste de documents manquants devient utile lorsqu’elle indique qui peut obtenir la bonne version et pour quelle décision elle est nécessaire.
02 / Méthode
Rapprocher les données déjà établies.
Les informations d’affaire et les caractéristiques produit peuvent alimenter les modèles. Elles doivent conserver une source commune pour éviter qu’une correction apparaisse dans la notice mais pas dans les autres documents.
Distinguez la donnée vérifiée de la donnée proposée. Un champ vide reste à compléter ; une rédaction fluide ne justifie pas de déduire une caractéristique technique absente des sources.
| À vérifier | Décision attendue | Trace à conserver |
|---|---|---|
| Pièce attendue | Responsable de collecte nommé | Liste de complétude |
| Cohérence | Référence et indice vérifiés | Sources rattachées |
| Remise | Version et destinataires identifiés | Historique de livraison |
03 / Méthode
Contrôler la cohérence du dossier.
Relisez les références, dates, indices et périmètres des pièces. Une notice ancienne ou un plan remplacé peut être lisible et pourtant inadapté au matériel livré.
Testez une pièce manquante, deux versions concurrentes et une correction tardive. Le dossier doit montrer ses limites et son état de revue avant toute remise.
À vérifier ensemble
0 / 4 points vérifiés
Repères de travail locaux. Rien n’est envoyé ni conservé après fermeture.
04 / Méthode
Conserver la version remise.
La livraison documentaire porte une version identifiable et un périmètre de destinataires. Les corrections ultérieures doivent rester reliées à la version qu’elles remplacent.
La préparation automatique ne vaut pas certification ni validation réglementaire. Les exigences applicables et la revue technique restent du ressort des responsables compétents. Mesurez les pièces redemandées et les corrections après remise pour améliorer le processus.
05 / Méthode
Assembler le dossier de ce qui a réellement été livré.
Pour une machine, reliez numéro d’équipement, plans mécaniques et électriques, notice, pièces de rechange et documents fournisseurs. Pour un chantier, rapprochez références installées, plans à jour et pièces attendues du DOE. Le modèle de dossier suit le périmètre remis au client.
Une notice générique ne remplace pas celle de la bonne référence. Un certificat doit correspondre au lot concerné. Les valeurs absentes restent à demander ; les documents préparés conservent la revue et la signature des responsables compétents.
06 / Méthode
Un exemple complet pour préparer votre propre dossier
Exemple fictif : la livraison d’un équipement exige, selon le périmètre convenu, une notice, un plan de la version livrée et un rapport de contrôle. Deux pièces sont disponibles, mais le plan porte un indice précédent. Le dossier n’est donc pas prêt uniquement parce que les trois noms de fichiers existent.
La liste de complétude précise la pièce, le fournisseur ou responsable, la version attendue et le statut. Un document reçu peut encore être à relire ou réservé à un usage interne. Distinguez réception, validation et diffusion pour que la présence d’un fichier ne soit pas prise pour une autorisation de le transmettre.
Le guide traite le dossier documentaire remis au client dans le périmètre convenu. Il ne le confond pas avec le dossier technique réglementaire du fabricant, dont le contenu et les destinataires relèvent d’autres exigences. La composition à retenir doit être vérifiée pour le matériel, le contrat et le contexte concernés.
| Pièce attendue dans cet exemple | État constaté | Suite à traiter |
|---|---|---|
| Notice correspondant à l’équipement | Version identifiée | Contrôler le périmètre de diffusion |
| Plan de la version livrée | Indice précédent | Obtenir et vérifier l’indice applicable |
| Rapport de contrôle prévu | Document disponible | Vérifier son rattachement au matériel |
| Liste de remise | À constituer | Conserver les versions effectivement transmises |
À emporter
Liste de complétude documentaire
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LISTE DE COMPLÉTUDE DOCUMENTAIRE Usage : compléter cette fiche avec le référent métier sur un dossier représentatif. Dossier / référence : Période / version : Responsable : Pièce attendue : Décision : Justificatif : Cohérence : Décision : Justificatif : Remise : Décision : Justificatif : Points ouverts : Prochaine action et responsable : Critères de réussite : Décision de revue : UTILISATION 1. Remplacer les données de démonstration par le périmètre retenu. 2. Séparer les faits vérifiés des hypothèses. 3. Faire relire la décision par le responsable concerné. 4. Conserver les pièces et la version examinée. POINTS À VÉRIFIER DANS VOTRE CONTEXTE - Pour une machine, reliez numéro d’équipement, plans mécaniques et électriques, notice, pièces de rechange et documents fournisseurs. Pour un chantier, rapprochez références installées, plans à jour et pièces attendues du DOE. Le modèle de dossier suit le périmètre remis au client. - Une notice générique ne remplace pas celle de la bonne référence. Un certificat doit correspondre au lot concerné. Les valeurs absentes restent à demander ; les documents préparés conservent la revue et la signature des responsables compétents.Télécharger le modèle texte Télécharger la grille CSV
Grille illustrée à ouvrir dans votre tableur. Remplacez les données fictives par vos propres éléments.
Les questions à se poser.
Peut-on générer une notice à partir de l’offre ?
Les données vérifiées de l’offre peuvent contribuer au document. Elles ne couvrent pas nécessairement toutes les instructions et exigences techniques.
Une collecte sur Internet remplace-t-elle les pièces fournisseur ?
Une source trouvée doit être vérifiée pour le produit et la version concernés avant d’être retenue dans le dossier.
Pour approfondir.
Conception des machines — INRS
Pour distinguer les obligations de conception et le dossier technique du fabricant du dossier de remise au client.
Méthode proposée par Deltia. Exemples fictifs, à adapter aux données, aux outils et aux règles de votre entreprise.