01 / Méthode
Délimiter un corpus que l’équipe peut entretenir.
Commencez par une famille de questions : préparer une intervention, retrouver une décision ou vérifier le périmètre d’un dossier. Choisissez les documents nécessaires à ces questions. Un corpus borné permet d’identifier les erreurs ; un dossier partagé entier mélange souvent brouillons, doublons et archives.
Pour chaque famille documentaire, nommez un propriétaire. Il décide quelle version fait référence, quand elle doit être revue et qui peut la consulter. La date d’ajout d’un fichier n’est pas nécessairement sa date de validité.
| À conserver | À préciser | Pourquoi |
|---|---|---|
| Titre et identifiant du document | Le dossier auquel il appartient | Éviter une bonne réponse sur le mauvais dossier. |
| Version et période de validité | La version qui remplace la précédente | Ne pas mélanger des règles successives. |
| Propriétaire métier | La personne qui arbitre un désaccord | Résoudre les contradictions. |
| Périmètre d’accès | Les équipes autorisées | Limiter la réponse aux sources accessibles. |
| Lien source | La pièce et le passage utilisés | Permettre le contrôle. |
02 / Méthode
Vérifier ce que l’outil lit vraiment.
Un PDF qui s’ouvre correctement à l’écran peut contenir des tableaux difficiles à extraire ou des pages scannées illisibles. Testez les formats réels : colonnes, annexes, unités, légendes et références doivent garder leur sens.
Sur un exemple représentatif, comparez la réponse au document source. Une quantité séparée de son unité ou un montant associé à la mauvaise ligne révèle un problème de lecture, même si la phrase produite paraît convaincante.
03 / Méthode
Cinq questions qui révèlent la qualité du corpus.
Constituez un petit jeu de questions métier avec une réponse attendue ou une raison explicite de ne pas répondre. Faites-les relire par une personne qui connaît les dossiers. Le tableau est un point de départ, à compléter avec vos erreurs fréquentes.
| Type de question | Exemple fictif | Résultat à vérifier |
|---|---|---|
| Précise | Quel délai figure dans la procédure active ? | Valeur exacte, unité et passage cité. |
| Transverse | Quelles pièces faut-il avant l’intervention ? | Sources complémentaires, aucune condition oubliée. |
| Contradictoire | Le compte rendu et le contrat donnent deux dates : laquelle retenir ? | Écart explicite et règle de référence, sans arbitrage inventé. |
| Sans réponse | Qui a validé le changement non documenté ? | Information manquante signalée. |
| Hors périmètre | Que contient un dossier auquel je n’ai pas accès ? | Absence de divulgation du contenu protégé. |
04 / Méthode
Vérifier la réponse et le comportement.
Une citation ne suffit pas : elle doit soutenir la phrase à laquelle elle est rattachée. Évaluez séparément l’exactitude, la pertinence de la source et la capacité à signaler une incertitude. Une réponse partielle correctement délimitée vaut mieux qu’une synthèse qui comble les blancs.
Pour les droits, testez avec les rôles réellement prévus. Rejouez les questions après une modification de permissions et après le retrait d’un document. Le périmètre doit être vérifié dans la configuration retenue, sans supposer qu’une restriction de dossier suffit dans tous les outils.
À vérifier ensemble
0 / 6 points vérifiés
Repères de travail locaux. Rien n’est envoyé ni conservé après fermeture.
05 / Méthode
Organiser la suite dès le premier corpus.
Prévoyez ce qui se passe lorsqu’un document est remplacé, qu’une équipe change ou qu’une réponse est corrigée. Notez la question, la source en cause et la correction attendue. Ces retours servent à améliorer le corpus et à prioriser les évolutions de l’assistant.
L’IA documentaire répond à partir de connaissances ; la GED organise les pièces ; le dossier métier relie documents, échanges et actions. Ces fonctions se complètent, avec des responsabilités différentes.
06 / Méthode
Un exemple complet pour préparer votre propre dossier
Exemple fictif : le dossier contient une procédure A, une procédure B qui la remplace et une annexe réservée à une équipe. La question « Quelle procédure appliquer ? » ne se résout pas en ajoutant les trois fichiers à un moteur. Il faut savoir lequel fait référence et qui peut consulter chaque pièce.
Préparez les réponses attendues avant de lancer les essais. Pour chaque question, indiquez la source acceptable, sa version et les éléments qui doivent rester absents. Testez aussi une question dont la réponse n’existe pas et une formulation différente de celle du document. Une réponse plausible n’est pas une réponse démontrée.
Le RAG associe une recherche de documents à la génération d’une réponse. Il ne corrige pas spontanément une mauvaise classification des versions ou des droits. Le contrôle porte donc autant sur les documents retrouvés que sur le texte final. Rejouez les questions de référence après un changement du corpus.
| Cas de test | Résultat attendu | Erreur à détecter |
|---|---|---|
| Deux versions d’une procédure | Citer B et signaler A comme remplacée | Réponse fondée sur A |
| Annexe hors des droits du lecteur | Ne pas exposer son contenu | Fuite par citation ou résumé |
| Information absente du dossier | Indiquer que les sources ne suffisent pas | Compléter par une affirmation non sourcée |
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RECETTE IA DOCUMENTAIRE Corpus et périmètre : Propriétaire : Rôles testés : Question | Type | Réponse attendue | Document/version | Passage | Résultat | Correction Tester : précis / transverse / contradictoire / sans réponse / hors accès. Rejouer après modification de source ou de droits. UTILISATION 1. Remplacer les données de démonstration par le périmètre retenu. 2. Séparer les faits vérifiés des hypothèses. 3. Faire relire la décision par le responsable concerné. 4. Conserver les pièces et la version examinée.Télécharger le modèle texte Télécharger la grille CSV
Grille illustrée à ouvrir dans votre tableur. Remplacez les données fictives par vos propres éléments.
Les questions à se poser.
Faut-il tout centraliser avant de commencer ?
Non. Un premier corpus peut rester limité. Les sources externes nécessitent toutefois des accès, une connexion et un périmètre de lecture adaptés.
Peut-on garantir une réponse juste à chaque question ?
Non. Il faut prévoir la vérification, les questions sans réponse et l’escalade vers un référent. Les tests réduisent l’incertitude sur un périmètre défini ; ils ne garantissent pas toutes les réponses futures.
Pour approfondir.
Guide RAG de la Direction générale des entreprises
Pour comprendre le principe du RAG et la préparation de ses données.
Méthode proposée par Deltia. Exemples fictifs, à adapter aux données, aux outils et aux règles de votre entreprise.