Socle solution

Un document déposé retrouve immédiatement sa place métier.

Classez, recherchez, versionnez et archivez chaque pièce depuis l’objet opérationnel auquel elle appartient.

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piece-identite-m-dupuis.pdfIllustratif

Marc DupuisFiche proposée

Documents · Marc DupuisScénario fictif

Documents · Marc DupuisValidation

piece-identite-m-dupuis.pdf · données fictives

La fiche change après confirmation.

Champ	Avant	Proposé
Pièce d’identité	Non renseignée	Archivée
Date de naissance	—	14/03/1985
Fonction	Directeur des Systèmes d’Information	Inchangée

Mettre à jour la fiche CRM de Marc Dupuis avec les informations extraites, et archiver ce document dans son dossier ?

Le travail aujourd’hui

Le document est reçu. Son contenu est encore retapé.

Une date est dans le PDF, une fiche existe dans le CRM. Le pont entre les deux reste un clavier, et une nouvelle occasion de se tromper.

Gestionnaire de documents (GED)

Une pièce. Son objet. Sa version.

Scénarios et données illustratifs. Aucune opération réelle.

01 / 06

Le document entre par l'assistant et met à jour une fiche métier

La pièce est lue, le contact est retrouvé et les champs sont proposés avant d’être modifiés.

Voir la fiche qui reçoit les propositions

Marc Dupuis : DSI, Acme SAS · données fictivespiece-identite-m-dupuis.pdf

Pièce d’identité · extrait illustratifMarc Dupuis

14/03/1985

•• •••• 1042Document.upload · OCR.extract

Mise à jour proposée

Champ	Avant	Proposé
Pièce d’identité	Non renseignée	Archivée
Date de naissance	—	14/03/1985
Fonction	Directeur des Systèmes d’Information	Inchangée

Mettre à jour la fiche CRM de Marc Dupuis avec les informations extraites, et archiver ce document dans son dossier ?

02 / 06

Rattaché à son objet métier, retrouvable depuis n'importe quel module

Le fichier est rattaché à un enregistrement. Il devient accessible depuis le contexte où chacun le cherche.

Ouvrir les pièces depuis le dossier projet

47 documents · objets rattachés et versionsDocuments d’Acme SAS

Document	Objet rattaché	Type	Version	Modifié par	Date
piece-identite-m-dupuis.pdf	Contact Marc Dupuis	Pièce d’identité	v1	Assistant IA	Il y a 2 min
contrat-cadre-acme-2026.pdf	Contrat-cadre Acme SAS	Contrat	v2	Claire Martin	12/03/2026
pv-reception-lot3.pdf	Projet 2027	PV réception	v1	Julien Ferrand	04/03/2026
attestation-urssaf-q1.pdf	Acme SAS	Attestation	v3	Sonia Bréal	27/02/2026
plan-tgbt-niveau2.dwg	Projet 2027	Plan technique	v4	Julien Ferrand	19/02/2026
kbis-acme-sas.pdf	Acme SAS	Justificatif	v1	Sonia Bréal	11/02/2026

03 / 06

Une structure documentaire qui décrit ce qui est attendu

La structure documentaire indique les pièces attendues et rend l’absence visible avant l’engagement.

Lire les pièces requises par le modèle de contrat

3 types de pièces attendues · 1 incompletModèle : Contrat de sous-traitance

01 / Attestation de vigilance URSSAFFournie · 1/1

02 / Assurance décennaleFournie · 1/1Si lot technique

03 / Plan de prévention signé1/2, en attenteMinimum 2 pièces

Dossier incompletLe nombre attendu fait apparaître la pièce manquante.

04 / 06

Retrouvé par son contenu, pas par son nom

La recherche plein texte retrouve un passage. Elle ne compose pas une réponse à partir d’un corpus.

Comparer avec une réponse composée et sourcée

4 résultats · 47 documents indexés · 0,4 s illustratifRecherche : pénalité de retard

96 % · v2 du 12/03/2026 · en vigueurContrat-cadre Acme SAS

Page 4 · clause 8.2 · pénalité de retard

71 %Avenant n°1 : Acme SAS

Page 2

58 % · PDF scanné : océriséCR réunion de chantier du 06/02/2026

Page 1

Un passage retrouvé, pas une réponse juridique composée.Voir le rôle distinct du corpus documentaire

05 / 06

Révisé sous contrôle, avec une version en vigueur sans ambiguïté

Une seule version fait foi. Le brouillon et l’ancienne version restent distincts et consultables.

contrat-cadre-acme-2026.pdfLa version en vigueur ne prête pas à confusion

v1 · 03/01/2026 · archivée
02v2 · 12/03/2026 · en vigueur
03v3 · brouillon

v1 et v2: Claire Martin
v3 : non validée: Sonia Bréal · il y a 41 min
Direction juridique: Modifier
Commerce: Consulter
Sous-traitants: Aucun accès

attestation-urssaf-q1.pdf · valable jusqu’au 30/06/2026Exemple de durée de vie documentaire : date du scénario.

06 / 06

Archivé avec une empreinte, opposable plus tard

L’horodatage, l’empreinte et le journal accompagnent la pièce. La qualification juridique de l’archivage se vérifie séparément.

Définir ce qui peut être partagé au client

contrat-cadre-acme-2026.pdf · registre illustratifJournal d’archivage

Horodatage: 12/03/2026 14:38:07 (UTC+1)
Empreinte illustrative: SHA-256 · 7f3a…d9c1
Règle de conservation illustrée: 10 ans après la fin du contrat

Événement	Auteur / destinataire	Date
Version v2 déposée	Claire Martin	12/03/2026
Lien à expiration 7 jours généré	Claire Martin	Il y a 3 j
Consultation	Julien Ferrand	Il y a 6 h
Consultation externe	Destinataire autorisé	Il y a 2 h

Tout partage externe exige une confirmation explicite

Avant de décider

Une lecture automatique reste à relire.

Une date mal lue crée une fiche fausse.

L’OCR peut se tromper. La valeur extraite et le champ précédent sont affichés avant confirmation ; aucune mise à jour CRM ne s’applique seule.

Qui peut consulter cette pièce personnelle ?

Le périmètre d’accès se règle et se recette. La démonstration masque le numéro de pièce et distingue l’archivage de tout partage externe.

J’ai déjà une GED.

Le point montré n’est pas le stockage : le document retrouve une fiche métier précise et prépare sa mise à jour. La recherche documentaire et la réponse d’un agent restent deux fonctions distinctes.

Lire toutes les complémentarités métier

Ce qui circule

Gestionnaire de documents (GED)
ne travaille pas seul.

Les objets qui arrivent ici, et ceux qui repartent vers vos autres métiers.

CRM & Structuration

Le document rattaché à un compte ou un contact, et les champs de la fiche mis à jour depuis son contenu après confirmation : c'est le mécanisme de CRM.match

Contrats & Engagements

Les types de pièces jointes attendues portés par le modèle de contrat, avec leur nombre minimum et leur condition ; le dossier contractuel incomplet est signalé avant signature

Projets & Planification

Les pièces du dossier chantier (permis, PV de réception, plans) rattachées au projet et consultables depuis son écran

Devis & Facturation

Les devis et factures émis, archivés automatiquement sous le compte client avec leur horodatage

Gestion de parc

Les certificats de conformité, rapports de contrôle et notices rattachés à l'équipement concerné, avec leur date de validité

Portail Client

Les documents partagés vers l'extérieur, par lien sécurisé expirant à 7 jours et jamais sans validation

Assistant IA

Le canal de dépôt : le document arrive en pièce jointe dans la conversation, et c'est là que la mise à jour est proposée

IA documentaire & Assistants métier

La frontière à énoncer explicitement. La GED reçoit un document opérationnel (permis, pièce d'identité, attestation) pour en extraire des informations et mettre à jour une fiche métier précise : elle agit sur une donnée structurée. L'IA documentaire alimente un corpus de connaissance interrogeable en langage naturel par des agents spécialisés, qui répondent à une question en citant leurs sources. Un même document peut alimenter les deux ; les deux mécanismes ne sont jamais interchangeables

Votre premier périmètre

Choisissez les pièces et les fiches qu’elles doivent enrichir.

01
audit documentaire
types de documents opérationnels à traiter et fiches métier concernées
Point de départ
02
configuration de la structure
arborescences par type d'objet, pièces attendues, droits d'accès
03
migration & rattachement
reprise de l'existant et rattachement aux objets métier
04
formation & mise en production
formation & mise en production.

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Voir ce module dans un processus transverse

Du document entrant à l’objetVoir trois pièces prendre trois trajets métier contrôlés.