La facture arrive. La réception reste le point de contrôle.
Deltia rapproche la commande, la réception réelle et la facture fournisseur pour préparer le contrôle, expliquer les différences et transmettre un dossier documenté.
De la réception à la facture fournisseur contrôléeScénario fictif
Dossier de démonstration · 014Étape 1 / 6
Étape 1 · Acheter et livrer
Commande
Référence
CF-014
Quantité
20 unités
Prix
80 € HT par unité
Point de décision
Le contrôle dispose d’un engagement identifié.
Étape 2 · Acheter et livrer
Réception
BL
Pièce rattachée
Quantité
Réception partielle
Qualité
Certificat à vérifier
Point de décision
La quantité constatée reste distincte de la quantité commandée.
Étape 3 · Acheter et livrer
Facture fournisseur
Quantité facturée
20 unités
Pièce
Document original
Contrôle
Numéro et fournisseur
Point de décision
Les champs extraits gardent leur source.
Étape 4 · Acheter et livrer
Rapprochement
Commandé20
Reçu16
Facturé20
Commandé
20
Reçu
16
Facturé
20
Point de décision
Quatre unités demandent une explication.
Étape 5 · Acheter et livrer
Arbitrage
Écart
Réception partielle
Justificatif
Bon de réception
Décision
À confirmer
Point de décision
La décision appartient au responsable du contrôle.
Étape 6 · Acheter et livrer
Dossier de transmission
Pièces
Commande, réception, facture
Décision
Motif conservé
Suite
Circuit comptable retenu
Point de décision
La transmission ne perd pas l’explication de l’écart.
Le travail à relier
Une facture cohérente avec la commande peut dépasser ce qui a réellement été reçu.
Vingt unités sont commandées, seize reçues et vingt facturées. L’écart doit être qualifié avant que le dossier poursuive son circuit.
Le parcours Deltia
Six passages. Une décision mieux préparée.
Scénario fictif · sources, objets et points de contrôle visibles
01 / 06
Retrouver la commande de référence.
La facture est reliée à la commande et au chantier ou à l’affaire. Un achat comptoir sans bon retrouvé suit une régularisation identifiée : rechercher le demandeur et le justificatif, puis faire valider l’imputation.
Le contrôle dispose d’un engagement identifié.
Dossier 014 · scénario illustratifCommande
Référence
CF-014
Quantité
20 unités
Prix
80 € HT par unité
Point de décision
Le contrôle dispose d’un engagement identifié.
02 / 06
Conserver la réception réelle.
À réception, le magasin ou le chantier conserve le BL, les quantités constatées et les réserves. Le solde d’une livraison partielle reste ouvert. Un lot reçu physiquement peut attendre son certificat ou la validation qualité avant mise à disposition.
La quantité constatée reste distincte de la quantité commandée.
Dossier 014 · scénario illustratifRéception
BL
Pièce rattachée
Quantité
Réception partielle
Qualité
Certificat à vérifier
Point de décision
La quantité constatée reste distincte de la quantité commandée.
03 / 06
Lire la facture reçue.
Références, quantités, prix et pièces sont rapprochés du dossier. Une extraction incertaine reste à corriger et un doublon éventuel doit être vérifié.
Le contrôle distingue écart de quantité, écart de prix et facturation anticipée prévue par l’accord. Une différence n’est pas automatiquement une erreur du fournisseur.
Quatre unités demandent une explication.
Dossier 014 · scénario illustratifRapprochement
Commandé20
Reçu16
Facturé20
Commandé
20
Reçu
16
Facturé
20
Point de décision
Quatre unités demandent une explication.
05 / 06
Qualifier la décision.
Le responsable précise s’il attend une réception, demande une correction ou accepte une condition particulière documentée. Le statut retenu suit le dossier.
La décision appartient au responsable du contrôle.
Dossier 014 · scénario illustratifArbitrage
Écart
Réception partielle
Justificatif
Bon de réception
Décision
À confirmer
Point de décision
La décision appartient au responsable du contrôle.
06 / 06
Transmettre un dossier contrôlable.
Pièces et décision accompagnent la préparation comptable. Un contrôle ultérieur peut revenir à la réception et à l’accord qui justifient le traitement.
La transmission ne perd pas l’explication de l’écart.
Dossier 014 · scénario illustratifDossier de transmission
Pièces
Commande, réception, facture
Décision
Motif conservé
Suite
Circuit comptable retenu
Point de décision
La transmission ne perd pas l’explication de l’écart.
Les cas qui demandent une décision
Les exceptions font partie du parcours.
1
La facture précède la livraison.
Vérifier les conditions d’acompte ou de facturation anticipée au lieu de l’écarter systématiquement.
2
Les unités diffèrent.
Appliquer une conversion validée entre colis, pièces ou prestations.
3
Un litige reste ouvert.
Le rendre visible dans le circuit de traitement avec son responsable et son motif.
4
Le certificat ne correspond pas au marquage du lot.
Isoler l’écart et demander la bonne pièce. La réception physique, la libération qualité et le traitement de la facture gardent des statuts distincts.
Poursuivre le travail
Le dossier ne s’arrête pas ici.
Retrouvez les capacités utiles et les décisions voisines.
Choisissez une famille de dossiers, ses sources et les personnes qui valident les décisions. Comparez la préparation aux pratiques de votre équipe avant d’étendre le périmètre.
1
Une entrée représentative
La facture est reliée à la commande et au chantier ou à l’affaire. Un achat comptoir sans bon retrouvé suit une régularisation identifiée : rechercher le demandeur et le justificatif, puis faire valider l’imputation.
2
Les sources qui font référence
La quantité constatée reste distincte de la quantité commandée.
3
Un cas qui sort du standard
La facture précède la livraison.
4
Un résultat que l’équipe sait vérifier
La transmission ne perd pas l’explication de l’écart.
