01 / Méthode
Choisir la bonne référence de comparaison.
Utilisez la dernière version de commande acceptée et les réceptions constatées. Une confirmation fournisseur peut modifier un délai ou une quantité : elle apporte un contexte, sans remplacer le constat physique de réception.
Rapprochez fournisseur, référence de commande, article et unité. Un colis de dix pièces n’est pas une pièce ; une comparaison directe des chiffres créerait une fausse anomalie. Faites valider les conversions avant le premier contrôle.
02 / Méthode
Classer les écarts avant de décider.
Une facture de vingt unités avec seize reçues peut traduire une erreur, un acompte convenu ou un lot encore en transit. La différence est un signal à instruire. Elle ne suffit pas à conclure à un litige.
Présentez les trois valeurs ensemble et conservez les pièces. Le responsable décide ensuite de demander une correction, d’attendre la livraison ou de retenir une condition particulière justifiée.
| À vérifier | Décision attendue | Trace à conserver |
|---|---|---|
| Référence et unité | Même objet comparé | Commande et correspondance article |
| Quantité | Écart reçu / facturé expliqué | Bon de réception |
| Condition particulière | Acceptation par le responsable | Accord conservé |
03 / Méthode
Organiser la revue des exceptions.
Définissez qui peut accepter chaque type d’écart et ce qui exige une vérification supplémentaire. Les tolérances éventuelles doivent avoir une origine métier explicite ; une valeur par défaut ne vaut pas une règle d’entreprise.
Testez une réception partielle, un avoir, une facture en double et une ligne sans commande. Le résultat attendu est une liste d’exceptions compréhensible, pas un taux de rapprochement élevé obtenu en masquant les cas difficiles.
À vérifier ensemble
0 / 4 points vérifiés
Repères de travail locaux. Rien n’est envoyé ni conservé après fermeture.
04 / Méthode
Fermer le contrôle avec une trace.
Une décision conservée évite de reposer la même question au passage en comptabilité. Rattachez le motif, les justificatifs et la version des données examinées. Si une pièce change, la décision peut nécessiter une nouvelle revue.
Suivez le nombre d’écarts non expliqués et le temps nécessaire pour retrouver une pièce. Le contrôle vise à rendre le traitement vérifiable, sans confondre préparation du dossier et exécution d’un paiement.
05 / Méthode
Traiter le comptoir, les réceptions partielles et la qualité.
Un achat urgent sans bon retrouvé reste une exception à instruire : demandeur, affaire, justificatif et approbation. La capture du BL au moment de la réception évite de reconstruire l’histoire à l’arrivée de la facture. Ne créez pas une commande fictive pour faire disparaître l’écart.
Séparez quantité reçue, quantité acceptée et solde attendu. Pour un lot soumis à contrôle, vérifiez aussi la correspondance du certificat avec le marquage. Un lot peut être physiquement présent tout en restant indisponible ; l’accord qualité et le traitement comptable restent distincts.
06 / Méthode
Un exemple complet pour préparer votre propre dossier
Exemple fictif : la commande porte sur 20 pièces à 80 € HT, la réception atteste 16 pièces et la facture en demande 20. Le rapprochement à trois voies compare les trois documents pour faire apparaître l’écart. Il prépare la décision du responsable ; il ne décide pas seul du traitement de la facture.
Les 320 € représentent ici l’écart entre quantité facturée et quantité reçue, au même prix unitaire. Ce calcul ne prouve pas que la facture est erronée : une condition particulière ou une livraison complémentaire peut expliquer la situation. Recherchez les pièces, vérifiez les unités et consignez le motif de la décision avant de poursuivre.
Distinguez également les écarts de prix, les frais non rapprochés et les doublons. Une règle de tolérance doit être décidée par l’entreprise et rester explicable. Le modèle fourni sert de dossier de contrôle ; il ne constitue ni un ordre de paiement ni une instruction de suspension automatique.
| Pièce | Quantité | Valeur de comparaison HT |
|---|---|---|
| Commande | 20 | 1 600 € |
| Réception constatée | 16 | 1 280 € au prix de commande |
| Facture reçue | 20 | 1 600 € |
| Écart à expliquer | 4 | 320 € au prix de commande |
À emporter
Grille de rapprochement fournisseur
Un support de travail prêt à adapter à votre organisation. Téléchargement libre, sans formulaire.
GRILLE DE RAPPROCHEMENT FOURNISSEUR Usage : compléter cette fiche avec le référent métier sur un dossier représentatif. Dossier / référence : Période / version : Responsable : Référence et unité : Décision : Justificatif : Quantité : Décision : Justificatif : Condition particulière : Décision : Justificatif : Points ouverts : Prochaine action et responsable : Critères de réussite : Décision de revue : UTILISATION 1. Remplacer les données de démonstration par le périmètre retenu. 2. Séparer les faits vérifiés des hypothèses. 3. Faire relire la décision par le responsable concerné. 4. Conserver les pièces et la version examinée. POINTS À VÉRIFIER DANS VOTRE CONTEXTE - Un achat urgent sans bon retrouvé reste une exception à instruire : demandeur, affaire, justificatif et approbation. La capture du BL au moment de la réception évite de reconstruire l’histoire à l’arrivée de la facture. Ne créez pas une commande fictive pour faire disparaître l’écart. - Séparez quantité reçue, quantité acceptée et solde attendu. Pour un lot soumis à contrôle, vérifiez aussi la correspondance du certificat avec le marquage. Un lot peut être physiquement présent tout en restant indisponible ; l’accord qualité et le traitement comptable restent distincts.Télécharger le modèle texte Télécharger la grille CSV
Grille illustrée à ouvrir dans votre tableur. Remplacez les données fictives par vos propres éléments.
Les questions à se poser.
La confirmation fournisseur suffit-elle ?
Elle décrit ce que le fournisseur annonce. La réception décrit ce qui a été constaté ; les deux jouent des rôles différents.
Faut-il bloquer toute différence ?
Le responsable définit les cas qui exigent une revue et les conditions acceptables. Une différence peut être justifiée par l’accord initial.
Méthode proposée par Deltia. Exemples fictifs, à adapter aux données, aux outils et aux règles de votre entreprise.