01 / Méthode
Définir les états du flux.
Préparé, expédié, livré et accepté décrivent des événements différents. Écrivez la pièce ou l’information qui permet de passer d’un état au suivant.
Un statut global « terminé » sur une commande en plusieurs lots masque souvent le travail restant. Gardez une lecture par lot puis une synthèse qui réconcilie les quantités.
02 / Méthode
Identifier chaque partiel.
Utilisez une référence de lot liée à la ligne de commande. Rattachez la quantité réellement préparée et la date proposée, puis distinguez la date confirmée.
Une substitution ou une conversion d’unité doit être approuvée et visible. Les chiffres ne doivent pas sembler se réconcilier alors qu’ils représentent des objets différents.
| À vérifier | Décision attendue | Trace à conserver |
|---|---|---|
| Lot | Quantité et référence identifiées | Bon de préparation |
| Réception | Date et réserve connues | Justificatif |
| Solde | Reste expliqué | Commande et historique |
03 / Méthode
Traiter les réserves au bon niveau.
Une réserve sur le second lot ne doit pas rouvrir indistinctement le premier. Rattachez le manque, la pièce endommagée ou la preuve absente au lot concerné.
Testez une réception partielle, un retour et un décalage de date. Vérifiez que le client reçoit une vue autorisée cohérente avec celle du responsable de dossier.
À vérifier ensemble
0 / 4 points vérifiés
Repères de travail locaux. Rien n’est envoyé ni conservé après fermeture.
04 / Méthode
Réconcilier avant clôture.
Comparez commandé, livré confirmé, retourné et solde. La règle de facturation s’appuie sur l’accord commercial et sur l’historique déjà traité.
Mesurez les commandes closes avec un solde inexpliqué et les demandes client portant sur une date déjà connue en interne. Ce sont des signes concrets de rupture de continuité.
05 / Méthode
Distinguer prêt à fabriquer, prêt à charger et reçu.
Pour une préparation sur plusieurs dépôts, affectez chaque ligne et partagez son avancement. Une même ligne ne doit pas être prélevée deux fois. Ajoutez les opérations de découpe, les contrôles et les emballages : du stock disponible ne signifie pas qu’un colis peut partir.
Avant de confirmer le départ, vérifiez fin de production, dimensions et poids des colis, capacité de transport et créneau accepté par le client. Gardez quatre événements séparés : préparé, expédié, reçu et accepté avec ou sans réserve.
06 / Méthode
Un exemple complet pour préparer votre propre dossier
Exemple fictif : une commande comporte 30 pièces. Un premier bon de livraison porte sur 12 pièces, le second sur 10. Le cumul est de 22 et le reliquat de 8, tant qu’aucune annulation, aucun retour ou autre mouvement ne modifie le périmètre.
Chaque lot garde sa date, son document et ses lignes de commande. Le champ « livré » ne doit pas être remplacé par la seule quantité du dernier passage. Si le client renonce au solde, conservez la décision d’annulation plutôt que de simuler une livraison complète pour fermer le dossier.
Un retour exige un mouvement distinct et une décision sur la suite : remplacement, remise à disposition ou autre traitement convenu. Le suivi logistique explique les quantités ; le rapprochement de facture vérifie ensuite ce qui est facturé au regard des pièces. Ces deux contrôles utilisent des sources communes mais répondent à des questions différentes.
| Événement | Quantité du mouvement | Cumul livré / reliquat |
|---|---|---|
| Commande confirmée | 30 attendues | 0 / 30 |
| Premier bon de livraison | 12 livrées | 12 / 18 |
| Deuxième bon de livraison | 10 livrées | 22 / 8 |
| Prochain lot à confirmer | 8 restantes | Ne pas le compter comme livré |
À emporter
Registre de lots et solde
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REGISTRE DE LOTS ET SOLDE Usage : compléter cette fiche avec le référent métier sur un dossier représentatif. Dossier / référence : Période / version : Responsable : Lot : Décision : Justificatif : Réception : Décision : Justificatif : Solde : Décision : Justificatif : Points ouverts : Prochaine action et responsable : Critères de réussite : Décision de revue : UTILISATION 1. Remplacer les données de démonstration par le périmètre retenu. 2. Séparer les faits vérifiés des hypothèses. 3. Faire relire la décision par le responsable concerné. 4. Conserver les pièces et la version examinée. POINTS À VÉRIFIER DANS VOTRE CONTEXTE - Pour une préparation sur plusieurs dépôts, affectez chaque ligne et partagez son avancement. Une même ligne ne doit pas être prélevée deux fois. Ajoutez les opérations de découpe, les contrôles et les emballages : du stock disponible ne signifie pas qu’un colis peut partir. - Avant de confirmer le départ, vérifiez fin de production, dimensions et poids des colis, capacité de transport et créneau accepté par le client. Gardez quatre événements séparés : préparé, expédié, reçu et accepté avec ou sans réserve.Télécharger le modèle texte Télécharger la grille CSV
Grille illustrée à ouvrir dans votre tableur. Remplacez les données fictives par vos propres éléments.
Les questions à se poser.
Une expédition permet-elle de clore la commande ?
Pas à elle seule. La clôture dépend des états et justificatifs convenus pour la réception et le solde.
Que montrer au client ?
Les éléments utiles à son suivi, dans son périmètre autorisé, en distinguant dates proposées et confirmées.
Méthode proposée par Deltia. Exemples fictifs, à adapter aux données, aux outils et aux règles de votre entreprise.