01 / Méthode
Partir d’un échange récurrent.
Choisissez une question fréquente : où en est la livraison, quelle pièce manque ou qui prend en charge la demande. Décrivez ce que le client doit trouver sans contacter une seconde personne.
Le premier périmètre peut se limiter à une famille de dossiers. Un espace vide ou une liste de fichiers sans contexte ajoute une interface sans résoudre l’attente initiale.
02 / Méthode
Délimiter la visibilité.
Chaque contenu appartient à un dossier, à un périmètre et à des lecteurs autorisés. Distinguez interlocuteur principal, collaborateur invité et personne chargée de valider.
Préparez la revue des accès dès le départ : ajout, changement de rôle et fin d’accès. Les tests doivent vérifier qu’un dossier voisin ne devient pas visible par une recherche ou un lien.
| À vérifier | Décision attendue | Trace à conserver |
|---|---|---|
| Action | Résultat utile pour le client | Parcours prioritaire |
| Accès | Lecteurs et périmètres définis | Matrice de visibilité |
| État | Prochaine action compréhensible | Dossier de référence |
03 / Méthode
Nommer les états pour le lecteur.
Les statuts internes ne sont pas toujours compréhensibles pour un client. Expliquez ce qui est reçu, ce qui manque et quelle action est attendue, avec un responsable identifié.
Testez une pièce refusée, une demande transférée et une nouvelle version. La personne doit pouvoir comprendre la suite sans deviner le fonctionnement interne des services.
À vérifier ensemble
0 / 4 points vérifiés
Repères de travail locaux. Rien n’est envoyé ni conservé après fermeture.
04 / Méthode
Relier le portail au traitement réel.
Une demande déposée doit rejoindre le bon circuit de travail. Le client retrouve ensuite une information cohérente avec le dossier et les décisions prises.
Mesurez les demandes répétées, les pièces renvoyées plusieurs fois et les délais de prise en charge. Ces résultats aident à choisir les prochaines fonctions à ouvrir.
05 / Méthode
Un exemple complet pour préparer votre propre dossier
Exemple fictif : un client veut savoir où en est une livraison et retrouver le dossier associé. Le portail affiche les lots livrés, le solde en attente et les pièces accessibles à cet interlocuteur. Il ne reproduit pas tous les champs du logiciel interne.
Testez le parcours avec un compte correspondant au rôle réel du lecteur. Une interface correcte pour un administrateur ne prouve pas que le client voit le bon périmètre. Vérifiez aussi un interlocuteur retiré du dossier, une pièce remplacée et un lien vers un dossier voisin.
Pour choisir les premières fonctions, observez les demandes répétées et les échanges qui n’aboutissent pas. Le portail doit réduire une attente ou permettre une action identifiable. La réussite ne se mesure pas au nombre de pages ouvertes dans l’espace client, mais à la compréhension et à l’achèvement du parcours.
| Question du client | Information à présenter | Action utile |
|---|---|---|
| Qu’ai-je reçu ? | Lots et documents correspondants | Consulter le bon de livraison |
| Que reste-t-il à livrer ? | Solde et état confirmé | Contacter le responsable du dossier |
| Quelle pièce fait référence ? | Document actuel et indice | Télécharger la version publiée |
| Que manque-t-il ? | Demande explicite et destinataire | Transmettre la pièce attendue |
À emporter
Fiche de parcours portail
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FICHE DE PARCOURS PORTAIL Usage : compléter cette fiche avec le référent métier sur un dossier représentatif. Dossier / référence : Période / version : Responsable : Action : Décision : Justificatif : Accès : Décision : Justificatif : État : Décision : Justificatif : Points ouverts : Prochaine action et responsable : Critères de réussite : Décision de revue : UTILISATION 1. Remplacer les données de démonstration par le périmètre retenu. 2. Séparer les faits vérifiés des hypothèses. 3. Faire relire la décision par le responsable concerné. 4. Conserver les pièces et la version examinée.Télécharger le modèle texte Télécharger la grille CSV
Grille illustrée à ouvrir dans votre tableur. Remplacez les données fictives par vos propres éléments.
Les questions à se poser.
Faut-il tout ouvrir dès le départ ?
Non. Commencez par les informations et actions qui répondent à une attente récurrente clairement identifiée.
Comment gérer une pièce incorrecte ?
Conserver le document reçu, expliquer le motif et demander le remplacement dans le même dossier.
Méthode proposée par Deltia. Exemples fictifs, à adapter aux données, aux outils et aux règles de votre entreprise.