01 / Méthode
Distinguer lecture, préparation et action.
Retrouver une information, préparer un brouillon et modifier une fiche n’ont pas la même conséquence. Décrivez les opérations autorisées au niveau du processus réel.
Une autorisation générale d’utiliser un assistant ne doit pas devenir une autorisation implicite pour tout engagement. Définissez les étapes qui peuvent se dérouler seules et celles qui attendent une décision.
02 / Méthode
Montrer ce qui sera réellement changé.
La personne doit voir les références, valeurs et destinataires pertinents. Une validation portant sur une description vague ne permet pas de contrôler l’opération.
Si les données changent après la préparation, réexaminez la proposition. Le contrôle porte sur une version concrète, pas sur une intention formulée plus tôt.
| À vérifier | Décision attendue | Trace à conserver |
|---|---|---|
| Objet | Référence exacte vérifiée | Dossier concerné |
| Changement | Avant / après lisible | Proposition |
| Résultat | Effet réellement constaté | Retour d’exécution |
03 / Méthode
Tester aussi le refus et l’incertitude.
Un parcours complet traite accord, correction, refus et information manquante. Un assistant qui continue après un refus ou masque une ambiguïté ne respecte pas le circuit attendu.
Utilisez des exemples fictifs avec deux dossiers proches et un destinataire erroné. Vérifiez que l’utilisateur peut détecter le problème avant l’action et revenir à la source utile.
À vérifier ensemble
0 / 4 points vérifiés
Repères de travail locaux. Rien n’est envoyé ni conservé après fermeture.
04 / Méthode
Contrôler le résultat après confirmation.
La confirmation de l’utilisateur et la réussite de l’opération sont deux événements distincts. Le retour doit préciser ce qui a été fait, ce qui a échoué et les éléments encore ouverts.
Conservez une trace utile à la revue, avec un périmètre d’accès adapté. Le contenu et la durée de conservation relèvent des choix techniques et organisationnels à établir pour le déploiement.
05 / Méthode
Placer la revue au moment de l’engagement.
Le contrôle change selon le travail : compatibilité par le bureau d’études, libération d’un lot par la qualité, variables par les responsables RH, devis et commandes par les personnes habilitées. Une validation générique ne remplace pas ces responsabilités.
Montrez au valideur les pièces sources, les écarts et l’effet de son accord avant l’envoi externe ou la commande. Pour un dossier technique, la présence de tous les fichiers prouve la complétude documentaire ; elle ne prouve pas à elle seule leur conformité.
06 / Méthode
Un exemple complet pour préparer votre propre dossier
Exemple fictif : une IA prépare une commande fournisseur. Le contrôle ne porte pas seulement sur la formulation du message, mais sur le fournisseur, les lignes, les montants et les conditions avant l’action qui engage. Le dossier soumis au responsable doit montrer ces éléments et leurs sources.
La personne qui valide doit disposer du contexte, de l’autorité et du temps nécessaires. Un bouton « approuver » sans détail ne crée pas un contrôle utile. Prévoyez les réponses « corriger », « refuser » et « demander une information », avec un état distinct pour chacune.
Testez une proposition correcte, une proposition plausible mais fausse et une proposition dont une source manque. Conservez la version examinée et le motif du choix. Cette matrice est une méthode d’organisation du travail ; elle ne constitue pas une certification réglementaire ou une évaluation complète des risques d’un système IA.
| Action préparée | Contrôle à rendre possible | En cas de doute |
|---|---|---|
| Résumer un document | Comparer le résumé aux passages cités | Corriger ou demander une source |
| Modifier un objet métier | Voir les valeurs avant et après | Refuser la modification |
| Transmettre une commande | Examiner destinataire, lignes et conditions | Suspendre la transmission et instruire l’écart |
À emporter
Matrice des actions et validations
Un support de travail prêt à adapter à votre organisation. Téléchargement libre, sans formulaire.
MATRICE DES ACTIONS ET VALIDATIONS Usage : compléter cette fiche avec le référent métier sur un dossier représentatif. Dossier / référence : Période / version : Responsable : Objet : Décision : Justificatif : Changement : Décision : Justificatif : Résultat : Décision : Justificatif : Points ouverts : Prochaine action et responsable : Critères de réussite : Décision de revue : UTILISATION 1. Remplacer les données de démonstration par le périmètre retenu. 2. Séparer les faits vérifiés des hypothèses. 3. Faire relire la décision par le responsable concerné. 4. Conserver les pièces et la version examinée. POINTS À VÉRIFIER DANS VOTRE CONTEXTE - Le contrôle change selon le travail : compatibilité par le bureau d’études, libération d’un lot par la qualité, variables par les responsables RH, devis et commandes par les personnes habilitées. Une validation générique ne remplace pas ces responsabilités. - Montrez au valideur les pièces sources, les écarts et l’effet de son accord avant l’envoi externe ou la commande. Pour un dossier technique, la présence de tous les fichiers prouve la complétude documentaire ; elle ne prouve pas à elle seule leur conformité.Télécharger le modèle texte Télécharger la grille CSV
Grille illustrée à ouvrir dans votre tableur. Remplacez les données fictives par vos propres éléments.
Les questions à se poser.
Faut-il tout faire valider ?
Le niveau de contrôle dépend de l’opération, de son impact et du périmètre autorisé ; il se définit avec les responsables métier.
Une trace prouve-t-elle la conformité ?
Elle aide à examiner un événement. Les garanties de conservation, de sécurité ou de conformité nécessitent des preuves techniques distinctes.
Pour approfondir.
Guide d’auto-évaluation des systèmes IA — CNIL
Pour approfondir l’évaluation d’un système IA au regard de la protection des données.
Méthode proposée par Deltia. Exemples fictifs, à adapter aux données, aux outils et aux règles de votre entreprise.