01 / Méthode
Réunir les pièces qui changent le chiffrage.
Un dossier de préparation utile n’est pas une collection de pièces jointes. Il relie chaque donnée à sa source et à sa version : besoin exprimé, éléments retenus, quantités, délais, exclusions et conditions négociées.
Une description dictée ou un compte rendu peut aider à formuler le besoin. Elle ne prouve pas à elle seule la référence catalogue, le prix applicable ou une contrainte technique. Gardez ces vérifications visibles.
| Information | Source à rechercher | Question à résoudre |
|---|---|---|
| Périmètre demandé | Demande et compte rendu validé | Que faut-il livrer exactement ? |
| Quantités et unités | Relevé, nomenclature ou fichier métier | Les unités et dimensions sont-elles compatibles ? |
| Références et prix | Catalogue et conditions applicables | Quelle version et quelle période ? |
| Délais et capacité | Contraintes du client et équipe concernée | Qui confirme la faisabilité ? |
| Options et exclusions | Arbitrage commercial | Qu’est-ce qui reste hors offre ? |
02 / Méthode
Rapprocher les lignes sans effacer les écarts.
Une désignation proche n’est pas une référence identique. Conservez les correspondances proposées et les lignes qui demandent une expertise. Un article absent, une unité différente ou un prix ancien doivent rester visibles avant composition du devis.
Pour une offre configurable, distinguez les règles répétables des cas spécifiques. Une configuration standard peut mobiliser un catalogue et des contraintes connues ; une demande exceptionnelle appelle un arbitrage. Ne faites pas entrer de force les deux dans le même automatisme.
03 / Méthode
Trois contrôles, avant la bonne version à envoyer.
Le contrôle métier vérifie que l’offre répond à la demande. Le contrôle commercial vérifie les quantités, prix, conditions et exclusions. Le contrôle documentaire vérifie que le PDF ou le document transmis reflète réellement les données validées.
Relisez le résultat exporté : titres, tableaux, sauts de page, annexes et totaux. Une prévisualisation correcte ne prouve pas que le document final est complet. Après un changement, distinguez correction d’un brouillon et nouvelle version d’un engagement.
À vérifier ensemble
0 / 6 points vérifiés
Repères de travail locaux. Rien n’est envoyé ni conservé après fermeture.
04 / Méthode
Préparer aussi le passage à l’exécution.
Les éléments du devis deviennent des engagements de travail. Conservez les références utiles au contrat, au planning et à la facturation. L’équipe qui exécute doit retrouver ce qui a été vendu, les options retenues et les conditions de validation.
La proposition Deltia relie ce parcours : préparation du besoin, composition de l’offre, contrôle et continuité du dossier. Les règles de chiffrage, les exports métier et les échanges avec les outils en place font partie du cadrage de chaque usage.
05 / Méthode
Un exemple complet pour préparer votre propre dossier
Exemple fictif : un message demande douze équipements, un ancien tableau en indique dix et un compte rendu évoque une option de pose. La préparation commence par un tableau de rapprochement, avant toute multiplication de quantités par des prix. Le devis ne doit pas masquer une contradiction derrière un total précis.
Construisez une base de chiffrage qui distingue les données confirmées, les hypothèses et les informations manquantes. Associez chaque ligne au document qui explique la quantité, l’unité ou la prestation. Une ancienne offre sert de référence de travail ; elle ne prouve pas que ses conditions s’appliquent au nouveau dossier.
Avant de transmettre, relisez le périmètre, les exclusions, les options et la version des documents utilisés. Cette méthode prépare les données métier du devis. Elle ne remplace pas la vérification des mentions et conditions applicables à l’activité. Les exigences formelles doivent être vérifiées séparément.
| Information | Source retenue ou question | Traitement |
|---|---|---|
| Quantité : 10 ou 12 | Dernière demande à faire confirmer | Ne pas mélanger les deux versions |
| Pose évoquée | Compte rendu sans accord final | Séparer l’option du périmètre de base |
| Prix de référence | Catalogue applicable à la date de préparation | Identifier la version du tarif |
À emporter
Checklist de préparation
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PRÉPARATION DU DEVIS Dossier : Besoin et livrables : Sources et versions : Ligne | Référence proposée | Quantité | Unité | Prix source/version | Hypothèse | À valider par Options : Exclusions : Délais à confirmer : Validation métier : Validation commerciale : Document exporté et annexes relus : UTILISATION 1. Remplacer les données de démonstration par le périmètre retenu. 2. Séparer les faits vérifiés des hypothèses. 3. Faire relire la décision par le responsable concerné. 4. Conserver les pièces et la version examinée.Télécharger le modèle texte Télécharger la grille CSV
Grille illustrée à ouvrir dans votre tableur. Remplacez les données fictives par vos propres éléments.
Les questions à se poser.
L’IA peut-elle fixer le prix à partir d’un simple texte ?
Le texte peut aider à préparer des lignes. Le prix doit venir d’un référentiel ou d’une décision commerciale explicite, avec les quantités et conditions applicables.
Faut-il remplacer le logiciel qui produit les devis ?
Pas nécessairement. Le premier chantier peut porter sur la préparation des données et leur transmission contrôlée. Le sens des échanges et les possibilités du logiciel doivent être vérifiés.
Pour approfondir.
Devis : activités concernées — Service Public Entreprendre
Pour vérifier séparément les exigences applicables au devis selon l’activité.
Méthode proposée par Deltia. Exemples fictifs, à adapter aux données, aux outils et aux règles de votre entreprise.